Как сдавать посуточно несколько квартир и не запутаться

Что усложняется с ростом числа квартир

• Календари. Каждая квартира продаётся на нескольких площадках, и занятость нужно держать одинаковой везде.
• Заселения и выезды. В один день может быть несколько смен гостей по разным адресам.
• Уборки. Горничной нужен понятный план: где, во сколько и к какому заезду.
• Доступ. Коды замков, домофоны и Wi-Fi у каждой квартиры свои.
• Деньги. Предоплаты, залоги и расходы смешиваются, и становится непонятно, какая квартира приносит прибыль.
• Команда. Появляются администратор и горничные, и важно, чтобы каждый видел только своё.

Один календарь для всех квартир

Основа работы с несколькими объектами: общая шахматка, где по строкам расположены квартиры, а по столбцам дни. В ней видны все брони, свободные даты и загрузка на неделю или месяц вперёд. Любая бронь, с площадки, по телефону или с сайта, вносится только сюда.

Так проще находить свободную квартиру под запрос гостя, переселять гостя при необходимости и планировать уборки.

Площадки и прямые брони

Чем больше квартир, тем выгоднее продавать их сразу на нескольких площадках. Но вручную закрывать даты в каждом личном кабинете ненадёжно: это прямой путь к овербукингу. Менеджер каналов связывает общий календарь с площадками, и даты новой брони закрываются на остальных автоматически.

Прямые брони от постоянных гостей и по рекомендациям выгоднее броней с площадок. Их стоит вносить в календарь сразу, а не после оплаты, а для заявок с собственного сайта использовать модуль бронирования.

Единый стандарт заселения

Для каждой квартиры заведите карточку с адресом, подъездом, кодом домофона и замка, сетью Wi-Fi и инструкцией для гостя. Тогда заселение не зависит от памяти владельца, и любой сотрудник отправит гостю правильные данные.

Время заезда и выезда лучше сделать одинаковым для всех квартир, например заезд с 14:00 и выезд до 12:00. Это упрощает график уборок и общение с гостями.

Уборки между гостями

Уборка планируется от выезда: как только гость уезжает, квартира должна быть готова к следующему заезду. Если новый гость заезжает в тот же день, такая уборка становится срочной.

• Закрепите за каждой квартирой горничную.
• Передавайте горничной адрес, данные доступа и время смены гостей в одном задании.
• Просите фотоотчёт после уборки: он подтверждает готовность квартиры и фиксирует состояние после гостя.
• Проверяйте работу и при необходимости возвращайте задание на доработку.

Команда и доступ

Когда квартир становится много, владелец обычно передаёт брони администратору, а уборки горничным. Доступ при этом стоит ограничивать: администратор работает только с назначенными квартирами, горничная видит только свои задания. Финансовые отчёты остаются у владельца.

История действий показывает, кто и когда создал или изменил бронь. Это снимает спорные вопросы внутри команды.

Учёт денег по каждой квартире

Чтобы понимать, какая квартира работает лучше, доходы и расходы нужно вести отдельно по каждому адресу.

• Брони. Цена за сутки, общая сумма, предоплата, залог и остаток.
• Расходы. Уборка, расходники, ремонт, коммунальные платежи, интернет и аренда, если квартира в субаренде.
• Показатели. Доход, загрузка, средний чек и средний срок проживания по каждой квартире и по всем вместе.

Регулярные расходы, например аренду и коммунальные платежи, удобно задать один раз, чтобы они начислялись автоматически.

Гости и повторные заезды

С ростом числа квартир растёт и база гостей. Храните контакты и историю проживаний каждого гостя: постоянных гостей проще узнать и предложить им свободную квартиру напрямую. Отметки о проблемных гостях помогают не заселять их повторно.

Когда переходить с таблицы на систему

Таблица и личные кабинеты площадок справляются, пока квартир одна или две. Пора переходить на специальную систему, если:

• квартир три и больше или они продаются на двух площадках и более;
• в работе участвуют администратор или горничные;
• брони приходится сверять между несколькими календарями;
• непонятно, сколько зарабатывает каждая квартира.

Как это устроено в Glavbook

Glavbook объединяет все квартиры в одной шахматке. Брони с подключённых площадок и прямые обращения гостей собираются в ней автоматически, а занятые даты закрываются в остальных каналах продаж.

• В карточке каждой квартиры хранятся фото, данные доступа, Wi-Fi, инструкция для заселения и правила уборки.
• Уборки создаются автоматически по выездам, а перед заездом в тот же день отмечаются как срочные. Горничная получает задание в мобильном приложении, прикладывает до шести фотографий, а владелец принимает работу или возвращает на доработку.
• Администратор видит только назначенные квартиры, горничная только свои уборки. Каждое изменение брони сохраняется с именем сотрудника.
• В карточке брони учитываются предоплата, залог и остаток, расходы ведутся по каждой квартире, а аналитика показывает доход, загрузку и результат по объектам.
• База гостей хранит историю проживаний, а общий чёрный список Glavbook предупреждает о проблемных гостях.

Подробнее о календаре на странице «Шахматка», об уборках на странице «Уборки», о работе с квартирами на странице «Посуточная аренда».

Частые вопросы