Предоплата и залог в посуточной аренде: как брать и учитывать

Зачем нужна предоплата

• Подтверждение намерения гостя. Гость, который внёс предоплату, серьёзнее относится к брони.
• Компенсация незаезда. Если гость не приехал, предоплата покрывает часть потерянной выручки.
• Планирование загрузки. Брони с предоплатой надёжнее, и по ним проще строить план на неделю.

Сколько брать и когда

Чаще всего предоплатой берут стоимость первых суток или часть общей суммы. В высокий сезон и на длительные проживания сумму обычно увеличивают, на короткие брони в низкий сезон уменьшают.

Предоплату удобно запрашивать сразу после подтверждения дат, а остаток получать при заселении. Площадки с онлайн-бронированием принимают предоплату сами и удерживают свою комиссию.

Условия возврата

Условия возврата предоплаты стоит определить заранее и сообщить гостю до оплаты: например, полный возврат при отмене за несколько дней до заезда и удержание при более поздней отмене или незаезде. Единые условия для всех объектов снижают число споров.

Зачем нужен залог

Залог покрывает возможный ущерб: разбитую посуду, испорченное бельё, потерянные ключи. Его размер обычно сопоставим со стоимостью суток проживания и зависит от уровня объекта.

• Залог принимается при заселении и возвращается после выезда, когда объект проверен.
• Состояние объекта до и после проживания стоит фиксировать на фотографиях.
• Залог не является выручкой: он учитывается отдельно от стоимости проживания.

Учёт по каждой брони

Чтобы не путаться в суммах, в каждой брони нужно видеть:

• цену за сутки и итог за проживание;
• внесённую предоплату и остаток к оплате;
• залог отдельно от итога;
• источник брони и комиссию площадки, если бронь пришла с неё.

Статус оплаты удобно видеть прямо в календаре: бронь без предоплаты, с предоплатой и заселение должны отличаться цветом. Тогда администратор сразу видит, с кого получить остаток при заселении.

Незаезды и штрафы

Незаезд освобождает объект, но бронь не должна исчезать бесследно. Её стоит сохранить в отдельном списке вместе с суммой штрафа, если он предусмотрен условиями, и статусом: ожидается, получен или не начислен. Так видно реальные потери от незаездов и их долю в выручке.

Комиссия площадок

При брони через площадку гость часто платит предоплату площадке, а она удерживает комиссию. Для честного расчёта доходности по каждому объекту важно видеть доход владельца после вычета комиссии, а не только общую сумму брони.

Как это устроено в Glavbook

• В карточке брони собраны цена за сутки, итог за проживание, предоплата и залог. Остаток считается автоматически, залог учитывается отдельно от итога.
• Цвет брони в шахматке показывает статус оплаты: жёлтым отмечена бронь без предоплаты, оранжевым бронь с внесённой предоплатой, зелёным заселение. На брони с предоплатой видна её сумма.
• Залог и плату за уборку можно указать в условиях объекта.
• Для броней с Авито видны предоплата гостя, комиссия площадки и доход владельца после вычета, если Авито передаёт эти данные.
• Незаезды собираются в отдельный список со статусом штрафа: ожидается, получен или не начислен.
• Сейчас оплата фиксируется в карточке брони вручную, онлайн-оплата не подключена.

Подробнее на странице «Предоплаты». Как учитывать расходы по каждой квартире, рассказано в статье «Как сдавать посуточно несколько квартир».

Частые вопросы