Таблица в Excel или CRM: когда таблицы перестают справляться

Чем хороша таблица

• Бесплатно и сразу. Не нужно ничего изучать, шаблон собирается за вечер.
• Гибкость. Любые столбцы, цвета и формулы под свою логику.
• Совместный доступ. Онлайн-таблицу можно открыть с телефона и дать доступ помощнику.

Для одной-двух квартир с одной площадкой таблицы обычно достаточно.

Где таблица начинает подводить

Занятость не синхронизируется с площадками. Таблица не знает о брони, пришедшей ночью на площадку. Даты нужно переносить вручную, и каждая задержка повышает риск овербукинга.

Нет защиты от пересечений. Две брони на одни даты в таблице выглядят как две закрашенные ячейки, и ошибку легко не заметить.

Данные о брони разбросаны. Даты в одной таблице, телефон гостя в мессенджере, предоплата в банковском приложении, а заметки в блокноте.

Сложно работать командой. Администратор случайно удаляет строку, горничная не видит своих уборок, а доступ к данным гостей получают все, у кого есть ссылка.

Отчёты собираются вручную. Загрузку, доход по каждой квартире и долю площадок приходится считать формулами, которые ломаются при каждом изменении структуры.

История теряется. Непонятно, кто и когда изменил бронь, а постоянного гостя не найти по номеру телефона.

Признаки, что пора переходить

• объектов три и больше, или они продаются на двух площадках и более;
• брони приходится сверять между таблицей и личными кабинетами площадок;
• был хотя бы один случай овербукинга или ошибки в датах;
• в работе участвуют администратор или горничные;
• непонятно, сколько зарабатывает каждый объект;
• на ведение таблицы уходит больше получаса в день.

Что даёт CRM для посуточной аренды

• Шахматка с бронями всех объектов и проверкой пересечений.
• Синхронизация с площадками: брони приходят автоматически, а занятые даты закрываются на остальных каналах.
• Карточка брони со всеми данными: гость, даты, сумма, предоплата, залог, источник.
• База гостей с историей проживаний и поиском по телефону.
• Уборки по графику выездов с заданиями для горничных.
• Роли и доступ: каждый сотрудник видит только свои объекты и задачи.
• Аналитика: доход, загрузка и расходы по каждому объекту без формул.

Подробнее о каждой из этих задач рассказано в статьях «Шахматка бронирования» и «Как сдавать посуточно несколько квартир».

Как перейти без потери броней

1. Выберите дату перехода в спокойный период, а не в пик сезона.
2. Заведите объекты: квартиры, дома, отели с номерами, данные доступа и правила уборки.
3. Перенесите будущие брони из таблицы с датами, гостями и суммами. Прошлые брони переносить не обязательно.
4. Подключите площадки и сверьте, что занятость совпадает со всеми календарями.
5. Добавьте сотрудников и выдайте доступ к нужным объектам.
6. Ведите таблицу параллельно неделю, пока не убедитесь, что все брони попадают в систему.

Как это устроено в Glavbook

• Шахматка для квартир, домов и номеров отелей с проверкой пересечений, фильтрами свободных объектов, заездов и выездов.
• Брони с Авито приходят по прямому подключению, с Суточно.ру и ЦИАН занятые даты синхронизируются через календарь.
• Карточка брони с гостем, суммой, предоплатой, залогом, источником и историей изменений.
• База гостей, общий чёрный список, план уборок с мобильным кабинетом горничной, расходы по объектам и аналитика.
• Веб-версия и приложение для Android.
• Сейчас Glavbook бесплатный: без ограничений по числу объектов и сотрудников, без привязки банковской карты.

Автоматического импорта из таблиц сейчас нет: объекты и будущие брони заводятся вручную, а брони с площадок после подключения появляются сами.

Частые вопросы