Как вести гостевой дом: бронирования, персонал и уборки

Номера или дома: как вести объекты

Сначала определите, как продаётся ваш объект.

• Гостевой дом с номерами. Каждый номер продаётся отдельно, и у каждого должна быть своя строка в календаре. Тогда можно принять брони в разные номера на одни даты.
• Комплекс домов или коттеджей. Каждый дом продаётся целиком и тоже занимает отдельную строку.
• Смешанный вариант. Номера в главном доме и отдельные коттеджи удобнее вести в одной шахматке, сгруппировав по типу.

Бронирования и сезонность

У загородных объектов загрузка сильно зависит от сезона, выходных и праздников. Несколько правил помогают её выровнять.

• Минимальный срок проживания в выходные и праздники защищает от броней на одну ночь, после которых дом остаётся пустым на остаток недели.
• Разные цены по дням недели и сезонам помогают заполнить будни и низкий сезон.
• Несколько каналов продаж вместе с собственным сайтом увеличивают число броней. Занятость при этом должна синхронизироваться автоматически, иначе растёт риск овербукинга.
• Прямые брони от семей, компаний и постоянных гостей приносят больше дохода и повторных заездов.

Дополнительные услуги

Баня, мангал, парковка, велосипеды, прокат инвентаря увеличивают средний чек и делают отдых удобнее. Их нужно учитывать так же аккуратно, как проживание.

• Каждая услуга имеет свою стоимость и ограниченное количество: одна баня, два велосипеда, три парковочных места.
• Занятость услуги учитывается отдельно от проживания, чтобы баня не была обещана двум компаниям на одно время.
• Стоимость услуг показывается в брони отдельной строкой, чтобы гость видел, за что платит.

Залог, правила и состояние дома

В загородном доме выше риск повреждений: компании, праздники, мангал и баня. Защитить объект помогают:

• залог, который возвращается после проверки дома;
• правила дома, о которых гость знает до заезда: тишина, количество гостей, курение, животные;
• проверка гостя до подтверждения брони;
• фотоотчёт о состоянии дома после каждого выезда.

Подробнее об этом в статьях «Предоплата и залог в посуточной аренде» и «Как проверить гостя перед заселением».

Персонал и роли

В гостевом доме обычно работают несколько человек: администратор ведёт брони и встречает гостей, горничные убирают дома, иногда отдельно работает человек на территории. Чтобы каждый знал свои задачи:

• администратор работает с бронями и гостями закреплённых объектов;
• горничная видит только свои уборки с адресом, временем и правилами объекта;
• владелец получает уведомления о новых бронях, отменах и готовности объектов;
• доступ уволенного сотрудника закрывается сразу.

Уборки в большом доме

Уборка дома на несколько спален занимает больше времени, чем уборка квартиры, поэтому время выезда и заезда стоит выбирать с запасом. Помогают:

• график уборок, который строится от выездов, со срочными уборками перед заездом в тот же день;
• закреплённая горничная за каждым домом;
• единый чек-лист с пунктами для бани, мангальной зоны и территории;
• фотоотчёт и проверка перед следующим заездом.

Подробнее в статье «Уборка после выезда гостей».

Учёт доходов и расходов

Расходы загородного объекта шире, чем у квартиры: электричество и отопление, дрова, вывоз мусора, обслуживание бассейна или бани, работа на территории. Ведите их по каждому дому и сравнивайте с доходом и загрузкой по месяцам: так видно, какие дома и сезоны приносят прибыль. Подробнее о показателях в статье «Доходы и расходы в посуточной аренде».

Как это устроено в Glavbook

• Дома, коттеджи и отели с номерами ведутся в одной шахматке, каждый дом или номер отдельной строкой.
• Дополнения объекта: парковка, велосипеды, спортивный и другой инвентарь, другие услуги. Их доступность учитывается отдельно от проживания, а стоимость показывается в брони отдельной строкой.
• Цена, предоплата и залог в карточке брони, правила дома и инструкции для заселения в карточке объекта.
• План уборок по выездам, мобильный кабинет горничной и отчёт о состоянии дома с фотографиями, который учитывается в оценке гостя.
• Роли администратора и горничной с доступом только к своим объектам, уведомления для команды.
• Модуль бронирования для сайта показывает гостю свободные дома с ценой за выбранные даты.
• Расходы по каждому объекту и аналитика дохода и загрузки.

Подробнее на странице «Гостевые дома и базы отдыха».

Частые вопросы